E-akta, czyli nowe zasady przechowywania akt pracowniczych

1
173

Początek roku przyniósł wielkie zmiany w kwestii gromadzenia i przechowywania akt pracowniczych osób zatrudnionych na umowę lub zleceniobiorców. Celem jest ułatwienie życia przedsiębiorcom i obniżenie kosztów związanych z archiwizowaniem dokumentacji personalnej. Jakie dokładnie przepisy uległy nowelizacji?

Krótsze terminy

Od tego roku przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mogą o wiele krócej niż do tej pory przechowywać ich akta kadrowo-płacowe. Zależy to jednak od terminu zatrudnienia danego pracownika, a także działań, jakie w pewnym przypadkach musi podjąć pracodawca. Okres archiwizowania dokumentacji zmniejsza się z 50 do 10 lat od zakończenia stosunku pracy, jeśli: pracownika zatrudniono po 31 grudnia 2018 roku lub w latach 1999-2018, pod warunkiem, że pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA.

Termin 50 lat funkcjonuje nadal, równolegle z tym krótszym. Chodzi o sytuacje, w których pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku lub akta, których dokumentacja zawiera dane o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z górniczą lub zaliczanej do górniczej.

Jak działają e-akta?

Zmiana przepisów umożliwia przedsiębiorcom wybór postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przed nowelizacją jedyną obowiązkową była postać papierowa. Od teraz to pracodawca sam zdecyduje, czy zamierza archiwizować akta na papierze czy elektronicznie, a ponadto będzie mógł zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną.

Jak utworzyć dokumentację elektroniczną? W przypadku, gdy pracodawca oraz pracownik posiadają podpis elektroniczny, akta już w pierwotnej wersji mogą posiadać formę elektroniczną. W większości przypadków osoby zatrudnione nie dysponują tego typu podpisem. Wówczas możliwe jest utworzenie e-dokumentacji poprzez zeskanowanie dokumentów papierowych i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Podpis ten potwierdza zgodność obu wersji.

Polska ewenementem

Nasz kraj plasuje się na szczycie listy najbardziej restrykcyjnych w kwestii przechowywania akt pracowniczych w Europie. Okazuje się, że w innych państwach terminy te wynoszą od dawna średnio 5-10 lat.

Obowiązek tak długiego okresu archiwizowania dokumentacji wiąże się oczywiście ze sporymi kosztami, a także utrudnieniami natury logistycznej. Nowe uregulowania zabezpieczają ponadto prawa do świadczeń z ZUS na podstawie danych przekazywanych przez pracodawców i zapisanych w systemie informatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorcy cieszą się z wprowadzonych zmian, ponieważ ich zdaniem jest to pierwszy krok na drodze do unowocześnienia naszego państwa i odejścia od tradycyjnej biurokracji. – Umożliwienie firmom przechowywania akt w postaci elektronicznej to wyjście naprzeciw trwającej od lat cyfrowej transformacji – przyznają.

/eu/